Leistungen · KI-Telefonassistent
Kein verpasster Anruf mehr.
Auch wenn Sie gerade beim Kunden sind, im Termin sitzen oder in der Küche stehen: Wir richten einen KI-Assistenten ein, der ans Telefon geht, Fragen zu Ihrem Betrieb beantwortet und aufnimmt, worum es geht. Sie rufen zurück, wenn es Ihnen passt.
Wenn gerade niemand abheben kann
In kleinen Betrieben ist das Telefon die wichtigste Tür — und die einzige, die zufällt, sobald alle Hände beschäftigt sind. Der Schaden liegt nicht bei den Anrufen, die Sie annehmen, sondern bei denen, von denen Sie nie erfahren.
Das Telefon klingelt immer im falschen Moment
Beim Kunden, im Termin, am Stuhl, in der Küche: Abheben heißt, die Arbeit zu unterbrechen. Nicht abheben heißt, die Anfrage nicht zu hören.
Die Mailbox beantwortet keine Frage
Wer nur wissen will, ob Sie heute noch geöffnet haben, spricht dafür nicht auf ein Band. Er legt auf.
Nach Feierabend ist niemand am Apparat
Viele Menschen kümmern sich abends oder am Wochenende um ihre Angelegenheiten. Genau dann ist bei den meisten Betrieben Ruhe.
Wer nicht durchkommt, ruft beim Nächsten an
Beim zweiten Freizeichen ohne Antwort steht der nächste Betrieb auf der Liste. Diesen Anruf sehen Sie nie — er taucht in keiner Statistik auf.
So ist ein Anruf gedacht
Der Anruf wird umgeleitet
Ihre Rufnummer leitet auf die Nummer des Assistenten um — dauerhaft oder nur dann, wenn besetzt ist oder niemand abhebt. Das legen Sie fest.
Begrüßung mit KI-Hinweis
Er meldet sich mit dem Namen Ihres Betriebs und sagt im selben Atemzug, dass hier eine KI antwortet. Dieser Satz gehört fest zur Begrüßung.
Das Anliegen klären
Fragen, die im hinterlegten Firmenwissen stehen, beantwortet er direkt. Geht es um mehr, nimmt er Name, Rückrufnummer und Anliegen auf.
Sie bekommen die Nachricht
Nach dem Gespräch geht eine Zusammenfassung an Ihren Betrieb. Sie rufen zurück, wenn es Ihnen passt — und wissen vorher, worum es geht.
Was wir einrichten
Vier Aufgaben soll der Assistent übernehmen: Anrufe annehmen, Fragen aus Ihrem Firmenwissen beantworten, Anliegen aufnehmen und sie an Sie weitergeben. Dazu kommen zwei Regeln, an die er sich dabei halten soll. Alles, was er sagt und tut, legen wir vorher gemeinsam fest.
Er geht ran, wenn Sie nicht können
Wir richten ein, wann der Assistent übernimmt: erst nach mehrmaligem Klingeln, bei besetzter Leitung oder außerhalb Ihrer Zeiten.
Antworten aus Ihrem Firmenwissen
Öffnungszeiten, Anfahrt, Leistungen, Zuständigkeiten: Was er sagen darf, tragen wir vorher mit Ihnen zusammen. Wir richten ihn so ein, dass er sich auf dieses Wissen beschränkt und bei allem anderen an einen Menschen verweist.
Anliegen aufnehmen
Wer etwas ausrichten möchte, wird nach Name, Rückrufnummer und Anliegen gefragt — in ganzen Sätzen, nicht als Tastendruck-Menü.
Weitergabe an den Betrieb
Die Zusammenfassung des Gesprächs geht an die Stelle, die Sie bestimmen — zum Beispiel an eine E-Mail-Adresse, die ohnehin jemand liest.
Ihre Worte, Ihre Grenzen
Begrüßung und Tonfall stimmen wir mit Ihnen ab. Themen, zu denen er nichts sagen soll, sperren wir vorher — etwa Preise oder Termine für Sonderfälle.
Wenn er nicht weiterweiß
So richten wir ihn ein: Er soll das offen sagen und den Weg zu einem Menschen nennen, statt eine Antwort zu raten. Diese Regel bauen wir in jede Einrichtung ein.
Die Terminbuchung kommt zuerst
Vorgesehen ist, dass der Assistent einen gewünschten Termin direkt in Ihre eigene Online-Terminbuchung einträgt, statt ihn nur auszurichten. Dafür muss es diese Terminbuchung geben: Ohne sie fehlt ihm das Ziel, in das er buchen kann, und er müsste den Wunsch als Nachricht an Sie weiterreichen.
Deshalb bauen wir in dieser Reihenfolge — erst die Online-Terminbuchung, danach das Telefon. Wer beides zusammen plant, sollte das im ersten Gespräch sagen, dann stimmen wir die Schritte aufeinander ab.
Zwei Dinge, die zu jedem Anruf gehören
Am Telefon gelten strengere Regeln als im Chat: Am anderen Ende spricht jemand, der sich nicht darauf eingestellt hat, mit einer Maschine zu reden. Beides ist deshalb nicht verhandelbar, sondern fester Teil der Einrichtung.
Der Anrufer erfährt sofort, dass er mit einer KI spricht
Seit dem 2. August 2026 verlangt die EU-KI-Verordnung (Artikel 50), dass Menschen informiert werden, wenn sie mit einem KI-System sprechen — außer es ist ohnehin offensichtlich. Am Telefon ist es das nicht. Wir sagen es deshalb klar und verständlich gleich in der Begrüßung; abschalten lässt sich der Satz nicht — auch nicht auf Wunsch.
Mitschreiben und Aufzeichnen nur mit Einwilligung
Eine Tonaufnahme des Gesprächs ist ohne Einwilligung strafbar (§ 201 StGB). Für das Mitschreiben und Auswerten des Gesagten gilt die DSGVO — auch dafür braucht es eine Rechtsgrundlage, in der Praxis die Einwilligung des Anrufers. Vorgesehen ist deshalb eine Ansage zu Beginn und eine ausdrückliche Bestätigung („Sind Sie damit einverstanden?“), bevor etwas festgehalten wird. Ohne diese Bestätigung wird nichts mitgeschrieben; dann muss es einen zweiten Weg zu Ihrem Betrieb geben — etwa eine normale Mailbox oder das Formular auf Ihrer Website.
Was vor dem Start geklärt wird
Ihre Rufnummer bleibt Ihre Rufnummer
Auf Ihren Aufklebern, Fahrzeugen und Anzeigen muss nichts geändert werden. Der Assistent bekommt eine eigene Nummer, und Ihre bisherige Nummer wird bei Ihrem Telefonanbieter dorthin umgeleitet. Ob eine solche Umleitung bei Ihrem Anbieter etwas kostet, ist von Vertrag zu Vertrag verschieden — das sehen wir uns für Ihren Betrieb an, bevor Sie sich entscheiden.
Welche Technik im Hintergrund läuft
Sprache verstehen und Sprache ausgeben übernimmt eine spezialisierte Plattform. Welche das wird, entscheiden wir erst nach einer Datenschutzprüfung: Auftragsverarbeitungsvertrag, Serverstandort, was mit den Gesprächen passiert. Deshalb steht hier kein Anbietername, und wir sagen vorab auch keine Anbindung an ein bestimmtes fremdes System zu.
Anrufdaten sind personenbezogene Daten
Wer anruft, nennt seinen Namen und seine Nummer, manchmal mehr — je nach Betrieb auch Dinge, die niemanden sonst etwas angehen. Deshalb wird nur festgehalten, was für Ihren Rückruf wirklich gebraucht wird. Betreiben wir den Assistenten für Sie, verarbeiten wir diese Daten in Ihrem Auftrag; dafür schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wie lange Gesprächsnotizen gespeichert bleiben und wann sie gelöscht werden, legen wir vorher gemeinsam fest.
Was wir nicht versprechen
Der Assistent erstellt keine Angebote, schreibt keine Rechnungen und nimmt keine Bestellungen auf. Er ersetzt auch niemanden in Ihrem Betrieb — er sorgt dafür, dass ein Anruf nicht ins Leere läuft, mehr nicht.
Und er versteht nicht jeden. Baustellenlärm, starker Dialekt, zwei Menschen, die gleichzeitig reden: Das sind die Stellen, an denen solche Systeme an ihre Grenze kommen. Wir sagen Ihnen vorher keine Trefferquote zu, die wir nicht belegen können.
Dazu kommt: Wie jedes System dieser Art kann er eine Auskunft falsch wiedergeben oder etwas sagen, das so nie hinterlegt war. Wir richten ihn so ein, dass er sich an Ihr Firmenwissen hält und im Zweifel an einen Menschen verweist — ganz ausschließen lässt sich ein Fehlgriff damit nicht. Deshalb ist keine Auskunft am Telefon eine verbindliche Zusage: Preise, Zusicherungen und alles, worauf sich jemand später berufen soll, bestätigt ein Mensch aus Ihrem Betrieb. Themen, bei denen ein Fehler teuer würde, sperren wir von vornherein.
Dieses Angebot ist neu. Der erste Betrieb, der es einsetzt, geht den Weg gemeinsam mit uns — das sagen wir lieber offen, als so zu tun, als liefe das längst überall.
Was kostet das?
Einrichtung ab 800 €, Pakete ab 400 € / MonatDie Einrichtung kostet einmalig ab 800 €. Dafür richten wir den Assistenten mit Ihrem Firmenwissen ein und testen ihn, bevor er den ersten echten Anruf annimmt. Danach läuft er im Monatspaket.
Anders als beim Chat kostet jede gesprochene Minute Geld, solange der Assistent läuft. Die Pakete werden deshalb nach Minuten gerechnet. Welches zu Ihnen passt, klären wir vorher: wie viele Anrufe bei Ihnen ankommen, wie lang die Gespräche sind und was der Assistent überhaupt übernehmen soll.
Wer mehr Minuten nimmt, zahlt je Minute weniger — das größte Paket kostet pro Minute rund ein Viertel weniger als das kleinste.
Start
bis 1.000 Gesprächsminuten im Monat
400 € / Monat
Standard
bis 2.500 Gesprächsminuten im Monat
800 € / Monat
Plus
bis 5.000 Gesprächsminuten im Monat
1.500 € / Monat
Was im Monatspreis schon drin ist
- Ein fester Ansprechpartner, den Sie direkt erreichen — keine Warteschleife und kein Ticketsystem.
- Wir richten den Assistenten ein und pflegen Ihr Firmenwissen nach. Sie klicken sich nichts selbst zusammen.
- Keine Gebuehr je Anruf und keine Provision — der Monatspreis ist der Preis.
- Betreuung auf Deutsch, von Menschen, die Ihren Betrieb kennen.
Was als Gesprächsminute zählt
Gezählt wird die Zeit, in der der Assistent am Telefon ist. Wie genau abgerechnet wird, steht vorher im Angebot — nicht erst auf der Rechnung.
Wenn das Kontingent aufgebraucht ist
Was dann passieren soll, legen wir vor der Einrichtung gemeinsam fest: Entweder landen Anrufe für den Rest des Monats wieder direkt bei Ihnen, oder wir stellen auf das nächstgrößere Paket um. Eine Rechnung, mit der Sie nicht gerechnet haben, soll es nicht geben.
Passt dazu
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